中国西部国际博览会

第十一届中国西部国际博览会（以下简称“西博会”）于2010年10月25日在成都结束，中国汽车工业国际合作总公司（以下简称“中汽国际”）作为本届西博会的主场服务商，在时间紧、任务重、质量要求高、工作协调量大的困难情况下，及时与主办方联系，主动与相关机构沟通，完成本届西博会的技术咨询、展场管理、搭建管理、协调服务商等工作,为本届西博会顺利举办发挥关键作用。现总结如下： 一、西博会特点

（一）展会层次高。西博会是中国西部地区共办、共享、共赢的国家级国际性盛会。四川省从促进西部大开发的战略高度策划和运作了本届西博会。展会通过产品展示、经贸交流、招商引资、高端论坛等形式，对扩大西部地区对外开放，加快区域合作和承接产业转移，促及西部地区经济和社会健康快速发展发挥了积极作用。 (二)展会规模大。国内多个省市、自治区、直辖市和建设兵团以及、、澳门组团参展，新加坡、泰国、巴基斯坦、老挝、以色列等国际展团、全球知名名品牌企业齐聚展会。本届展会展出面积、展品种类、展品技术含量、观众人数和质量都有很大提高，彰显规模效益。

（三）配套活动多，规格高、专业性强，效果显著。本届西博会配套活动80余项，国内外政要、商业精英出席了活动。这些活动，为西

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部投资和贸易，技术和文化交流搭建平台，为西部大发展带来新视野，新思维，新理念。

（四）宣传力度大。电视台、广播电台、报纸、网络等主流媒体全面参与，展前、展中、展后全方位深度报道。

（五）保障有力。通过行政手段可调配的资源丰富，展会保障力强。西博会期间，四川省及成都市的、消防、交通、工商税务、海关、质检、检验检疫、公共交通、卫生、通讯等部门各司其职，协同作战，为西博会保驾护航。

（六）缺陷明显。随着西博会的成长和壮大，许多约定俗成的习惯和运作模式已严重制约西博会的健康发展，影响着打造品牌展会目标的实现。

二、主场及搭建服务商的选择

对四川博览局而言，希望改变西博会发展速度与发展水平极不适应的局面，希望把西博会打造成品牌展会。但基于四川博览局成立和运作西博会时间都相对较短的特殊情况，选择市场化运作模式是明智之举。

对于中汽国际而言，作为中国目前最大的国际组展商和展会系统运营商，广交会、北京国际汽车展、上海法兰克福零部件展等国际A级展会的主承办方，拥有国内外自主品牌展会40余个，年展览面积160万平方米，经济实力，人才实力雄厚，办展经验独到，并与国内外许多机构、行业协会、知名企业建立并保持着良好的合作关系。

在这种情况下，中汽国际高层非常重视与四川博览局的合作。中

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汽国际总裁、副总裁多次带队到成都实地考察场馆条件及周边环境，全面了解历届西博会的成功经验和不足，结合本届西博会特点并着重考虑主办方的要求，制定了翔实的主场运营方案，经过投标、答辩、评标等环节严格筛选，中汽国际成为第十一届中国西部国际博览会指定惟一主场服务商。中标后，中汽国际成立西博会主场服务领导小组和工作组，并安排项目组骨干成员常驻成都，加强与四川博览局的沟通和联系，全面开展主场服务工作。 三、主场及搭建服务商的工作 （一）管理思想与方法

中汽国际根据西博会特点，采用项目管理的运作模式和技术手段，把实践经验与西博会需求有机结合起来，为本届西博会量身定做服务系统和服务规范。除完成对展馆及周边环境进行总体策划和总体展示规划、对组展事务和展会形象进行设计、对展览展示招投标和展位搭建进行设计和规划等分内工作之外，还向组委会提供了技术与咨询服务，协调相关部门及服务商（场馆、物流、安检、安保、制证等），把各要素整合为一个整体，为西博会提供全面和高效的系统集成和运营服务。 （二）程序文件编制

根据往届西博会情况，考虑四川博览局要将西博会打造成品牌展的计划，中汽国际从规范展会操作流程入手，先后制定30余个程序性文件和多种操作文件，现已形成文件汇编。这些文件对本届西博会向规范化、专业化方向运作起到关键指导性作用，并为以后西博会的

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举办提供支持。它们是：

1、布展接待类：参展商报到方案、参展商手册（中英文）、物流管理方案、展品管理方案

2、搭建类：现场特装搭建商报到方案、现场施工管理方案 3、现场服务类：观众登录、门禁方案、现场氛围营造方案、指示系统方案、主场服务商管理方案、现场咨询服务（展品进出馆等）方案 4、人力资源类：志愿者培训方案

5、信息开发与管理类：现场信息统计方案、参展商信息反馈调查方案

6、闭幕撤展类：参展商撤展管理方案、撤展方案

7、现场危机管理类：安全保卫方案、安全防火管理方案、消防应急疏散方案、交通管理方案、治理“展虫”、“游商”等不法行为方案、现场处理突发事件应急方案（应急疏散联动、消防应急疏散）、全封闭方案、证件管理方案、出门条设计方案、安全隐患通知书等。 （三）风险控制

西博会是一个多元素参与，多系统影响的复杂而庞大的综合系统。现场又是整个展览的“总装”。所有不安定因素或风险都有可能在现场显现或爆发。中汽国际通过风险识别、风险筛选和风险评估，决定把控制政治风险因素和事故风险因素放在重要位置，确保展会顺利进行。为此采取以下措施：

1、政治风险控制：本届西博会举办前夕，中日两国因发生摩擦，民间也充斥着火药味，20日发生的成都市民大把

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举办地反日情绪推向高潮。在这种情况下，维护西博会日本企业展台安全面临着巨大挑战。我们及时与主办方沟通，加强日本展台所在展区的安保力量，避免了等级以上事故的发生。

2、在事故风险诱因控制方面，主要做了以下工作：

（1）展场规划：通过合理规划展场布局，保证展位、通道符合技术规范；全封闭管理：本届西博会采取全封闭式管理，把广场上车流与人流分离，车流与展区分离，消除安全隐患。从物的层面上为展会现场管理提供了保障。

（2）证件管理：根据展会需要，对展会期间进入现场的人员、物品实行分级管理，不同的证件确定不同的权限，实现相应的功能，满足西博会人流与物流合理有序流动的需要，避免不安定因素进入展览现场。采用门禁系统。专业观众日实行观众登记制度，采取安检措施，不仅为西博会积累了专业观众资料，还确保重大活动安全。

（3）布展撤展管理。布展、特装搭建和撤展阶段，是事故的高发期。检测与控制事故诱因是主场服务商最重要的工作之一。包括布展审图管理、现场施工管理、展期工程安全管理、撤展阶段安全管理等。

本届西博会主办方提出规范化管理的要求，而绝大多数西博会特装设计施工单位不适应这一规定，出现一些抵触情绪。又由于没有事前采取收取审图滞纳金等经济手段，致使绝大多数搭建商不按规定时间交图报馆。为了弥补这一缺陷，中汽国际只好采取现场报馆审图及办理施工手续等各项工作。但由于报馆人员集中，报馆材料又不规范，

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给审批工作带来很大难度，办理现场多次出现混乱情况。如出现的不按规定内容报图，不报馆、不审图进场施工，不按图纸内容施工，设计不合规又不愿纠正，托人打招呼通过审图甚至出现逼迫审图人员签字放行的情况。在施工现场不规范操作，施工人员不带安全帽、不按消防安全规定喷涂防火涂料，用电走线不规范等违章施工情况。针对这些现象，中汽国际以高度负责的态度给予制止，要求整改。各馆长逐家耐心做工作说明本届的要求，告知安全隐患，对不听劝阻者采取临时断电，并通过四川博览局请消防部门到场纠改。

在展期，各馆长加强巡视，发现隐患及时排除。

在撤展阶段，在时间紧，任务重的特殊情况下，中汽国际领导及项目负责人亲临一线，各展馆馆长加强巡场指导和监督管理，确保展会安全运行。

（4） 现场秩序管理。在前期报到、展期管理、撤展阶段，中汽国际领导亲临现场，指挥协调各机构及相关人员，明确分工、定岗定责。现场服务各岗位人员以高度的责任性和激情投入到工作中，及时发现问题并提出建议，或采取措施弥补相关部门工作协调不到位造成的欠缺，维护西博会声誉及品牌。清理非指定餐饮供应商，有效控制致病源头，确保餐饮安全。在打击展虫、游商方面，安保负责人积极协调相关部门，督促现场保安从源头上切断游商入场通道，各馆长发挥最大努力，承担了安保部门应承担的工作。在出现人员高度集中，易发生故的区域，各馆长不顾个人安危，及时指挥疏导。为展会安全顺利发挥积极作用，作出贡献。

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（5）“时间危机”处理

由于客观因素影响，本届西博会爆发了“时间”危机。展期推迟，展程缩短的双重困难不仅给主承办方造成压力，更给展会现场管理埋下许多隐患。为此，主场服务商与四川博览局保持密切联系，及时采取应对措施，降低“时间”危机对人流、对物流和信息流的影响；调整工作流程，适应展会日程变化的需要，尽可能把不安全因素消灭在展会开幕之前。 （四）效率与效果

从中汽国际参与西博会到展会结束，不足百天时间。无论制定计划方案，还是展会实际运行阶段，都体现了效率二字。我们通过预先调查参展商的撤展计划、统计分析展品及特装展位搭建情况、了解搭建商撤展能力，制定详尽撤展方案，并配合四川博览局召开撤展专题会议，部署落实撤展工作。配备足够人力，同各搭建商多次协调沟通在保证安全的情况下维持人流、车流秩序，确保撤展工作如期完成。最后在18小时之内撤展12万平方米，在西部地区是绝无仅有的。

本届西博会扩大了现场广告位投放，留给主场服务商营造气氛的可用空间仅仅是预先设计方案的20%，但我们因地制宜，汇集全部方案的精华部分，确保本届西博会VIS系统达到了比较理想的效果。体现出我们团队的技术和艺术水准。

四、问题与建议

通过主办方、主场服务商、场馆商等单位的共同努力，本届西博

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会向规范化管理、市场化运作方面迈出了一大步。但是由于西博会本身的复杂性，企图一届就彻底改变历史是不可能的，还有很多工作要做。

（一）统一协调

新立四川博览事务局首次主办如此大规模的博览会，引进数家服务商具体运作展会各组成部分，统一协调的难度之大是可想而知的。但这么大的项目，如果缺乏一个统一协调，指挥有力的机构，要想展会不出差错，并办成品牌展会同样是不可想象的。因此，在此建议组委会一方面加强内部各部门之间沟通，另一方面加强与各相关部门之间，与各服务商之间协调，建议成立常设机构，按项目管理的思想和方式，运作下届西博会。避免令出多门。 （二）安保工作

制度：制定翔实安保管理方案并实施。加强各安保队伍协调。 人防：聘请专业的保安人员和保安公司，加强展前培训，加强展期监督和管理。

技防：建议按照展馆技术规范加装摄像头。 （三）打击展虫

经过十届展会运作，西博会体现更多的是“展销”而非“展示”，参观西博会，到西博会购物在四川省特别是成都市百姓心中已成为一种共识，这是展虫、游商存在的主要原因。除把西博会分两期举办这一重大调整外，建议采取以下几项措施：

1、招商源头管理：主办单位要下定决心，对组团单位提出严格要

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求，坚决拒绝不合格的参展商参展。

2、证件管理：制证、发证环节，应严格按照证件管理规定执行，打击买卖、转借参展商证件。

3、门禁管理：严格补货规定，坚持人、货在时间和空间上的分离，杜绝非展商展品进场。

4、安保管理：在安保人员选择、培训、管理上下功夫，确保人防有效。

（四）搭建及搭建商

尽管主办方、主场服务商、场馆等单位付出了很大的人力、物力和财力，但本届西博会搭建、布展、撤展都存在大量不规范的地方。也出现个别小事故。建议：

1、实行准入制度：严格审查搭建商资格，遴选遵纪守法、管理规范、技术达标的搭建公司作为主场搭建商，严禁非指定搭建商设计展台或进场施工。

2、严格按照技术规范审批施工图纸和方案。建议增加审图滞纳金，用经济手段约束搭建商。避免不按时审图施工、不按规定办理相应手续等不规范情况的发生。

3、严格执行组委会规定，加强对搭建商的证件管理、施工管理、现场管理等。

4、同主办方一起对不按图纸施工，出现超高、超宽、超大搭建展台的情况严格进行规范管理，坚决杜绝这些严重危害安全的现象发生。

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5、加强提前进场施工单位的安全管理，维持现场秩序。禁止大小汽车、摩托车、自行车随意停放，随意穿行。规范电锯、电气焊随意使用，杜绝非防火材料随意使用的。

6、避免或减少为不规范的搭建项目开绿灯。避免由此带来潜在的安全隐患及给其他搭建商造成不良影响。 （五）操作性文件

梳理操作性文件或记录性文件，做到实用简介，不重复不遗漏，中外参展商通用、中外观众通用（体现国际性）。 （六）避免朝令夕改

展会不确定性很大，事前要制定周密计划，尽量避免或减少执行过程中临时更改指令，造成工作人员无所适从，引起展商和观众不满的情况发生。

（七）建议引入ISO9000质量管理认证机制，从展会战略、制度规范、操作流程等方面规范展会，保持西博会持续改进，打造展会品牌。

中国汽车工业国际合作总公司

二〇一〇年十一月

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