浅谈如何加强新形势下的档案管理工作

发表时间：2017-04-19T16:37:53.713Z 来源：《基层建设》2017年2期 作者： 蔡艳涛1 陈艾利2

[导读] 社会对档案信息的需求也更加强烈，新时期档案工作的地位和作用日益突出。对于企业而言在新形势下做好档案管理工作至关重要。

1.河北省承德市兴隆县北营房镇 河北省 067200； 2.河北省承德市兴隆县上石洞乡 河北省 067200

摘要：随着经济社会的快速发展和全面深化改革的推进，档案工作作为各项工作中一项重要的基础性工作，已经渗透到经济社会和人民生产生活的方方面面，社会对档案信息的需求也更加强烈，新时期档案工作的地位和作用日益突出。对于企业而言在新形势下做好档案管理工作至关重要。

关键词：新形势；档案；管理 1档案管理的重要意义

对于企业或事业单位来讲，档案应当构成重要的一种财产，这是因为档案保存着各阶段的珍贵信息。在妥善保管档案的基础上，相关人员可以查阅并且调取档案中的某些信息，从而为企业决策提供参照。在遇到繁杂的问题时，也可以通过查阅档案来寻找决策支持，进而保障决策的科学化。由此可见，档案资源对于单位而言是尤其重要的。进入新时期后，档案管理领域逐步融入了信息技术和手段，可以借助网络来保留档案信息，这样做就在根源上杜绝了信息遗失或被窃取的隐患。例如：企业可以选择把现阶段的档案保存在云端，运用永久性保存的方式来确保信息完整性。但是截至目前，负责档案管理的某些人员并没有真正认识到规范化对于档案管理的必要意义，这种现状不利于提升档案管理的综合水准。某些单位负责管理档案的人员仍依照传统的手工流程来完成归档整理，忽视了现阶段信息技术的重要价值。在这种情况下，一旦需要查找或者参阅某些档案信息，那么还会耗费较多时间用来查阅信息。面对信息化的新形势，档案的人工分类与保存已经不再适用，因而亟待转变现有的档案保存与档案管理模式。相关人员应当明确的是：确保规范化的档案管理，这样做有利于减少档案管理中的误差，同时也方便了实时性的档案信息查阅。 2档案管理工作中存在的主要问题 2.1归档前审核不严谨

有时为了应付交图，所归档的图纸电子版与底图（施工图）不一致，并非最终版本。若是纸质版图纸丢了，或是归档图纸以“工程号”归档不易查找，容易使其成为死档。即使临时将电子版打印为纸质版，也会因出图章、设计人签名（设计人一时不在本地或已故）等问题而无法使用，因为出图章、注册章等印章都是定期更换并刻有日期的。 2.2部分文件归档不及时

在项目工程建设过程中，该公司虽然部分环节配有兼职档案员，但项目工程档案的移交时间往往不固定，通常都会延后，因为要等到工程结算后才能移交，或在规定时间内只移交一部分文件，造成档案收集时间拉长。有的委托单位由于不想结算或者资金紧张，就一直拖延时间，有的拖延甚至长达三年，这就导致项目工程档案无法按规定时间移交，造成部分文件归档不及时。 2.3档案保存不当

由于当时护具条件有限，该公司将多个项目的图纸放于一个档案袋内，给档案工作者和利用者的查找和利用带来极大的不便。而对于利用率较高的老图纸，由于放置多年本来就脆弱不堪，更容易对图纸造成难以弥补的损害。此外，老图纸以牛皮纸作为包装物，环形包裹图纸一周，这种方法无法顾及图纸的两端，对档案保护性较差，对老图纸的长久保存亦是一种伤害，以上都属于档案保存不当的情形。 3新形势如何加强档案管理工作 3.1加强队伍建设，提高人员素质

当前，要改变企业档案管理质量和现状，必须提高档案人员的业务素质，重视档案人才的教育和培养，激发和调动档案人员的主观能动性、积极性，全方位提高档案人员的工作能力。采取多种多样的方式，比如：参观学习、视频讲座、理论培训等，因地因人而异，也可以现场培训，将培训和实际操作相结合，使档案人员较快的掌握档案工作基本要领。同时，创造条件，尽快使符合条件的档案人员能获得相应的待遇，激励他们的工作热情，让档案人员得到应得的报酬，使得档案干伍逐步稳定下来。只有这些相应人才素质的拥有，才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，从而更为有效的实施档案管理现代化工作，为企业服务。 3.2改善服务理念，提高服务水平

要不断提高档案服务质量和改善档案管理人员的工作态度、工作效率，档案工作不仅是一项业务性工作，同时也是一项服务性工作。因此，企业档案管理人员要认清档案工作的服务性特点，改被动服务为主动服务，改进服务手段，提高服务质量，为企业的发展当好助手、当好参谋。档案人员要主动了解企业的生产、经营情况，了解当前企业管理的需求，改变传统的服务手段，利用先进的档案管理网络，以浏览、下载、发送邮件等多种方式，主动、及时、快捷、有效的提供相关服务。 3.3完善档案管理工作的规章制度

档案管理工作的规章制度不是千篇一律的，它要根据单位的具体情况进行变通。首先，档案管理工作的规章制度主要包括三个方面：第一，档案管理工作的约束制度。新的档案管理制度应该与时俱进，管理者要根据当前的单位情况来制定相关的条约。条约中要明确档案管理人员的责任与义务，在不断学习中促进工作水平的提升。第二，在档案管理与资料收集方面进行规则制定。要求档案管理人员应该学会进行管理方式的转变与创新，以符合当前多样化的档案类型。第三，从单位领导的角度来讲，领导者应该在提高档案管理工作认知的情况下，做到 “因地制宜”，将责任落实到每个人身上。例如：领导者要使工作人员明确档案借阅的原则、档案保存的基础和条件、档案的保密制度与销毁原则。这样才能够实现多角度管理，综合性运用。 3.4引进新型的技术手段

新型技术手段是体现目前档案管理工作的主要方式。在传统档案管理过程中，管理人员要根据每个职称管员的信息录入工作，其中包括身份信息、职位与职称，以及入职时间等等。在录入的过程中，档案管理人员要保持高度的集中性，否则很容易出现问题。但新形势下，管理人员主要依靠计算机进行信息录入与保存。我们可以将每个人的信息进行统一输入，使工作效率得到提升，误差情况减少。管理人员可以根据计算机程序进行信息的自动检验，将其中没有参考价值的信息删除。在这个过程中，档案管理人员无需逐一查找，直接在电

脑中输入相关名称，进行对应化检索，信息就会呈现出来。这种方式能够极大程度上节约管理人员的时间，做到精准管理的要求。另外，档案管理人员使用计算机进行录入可以避免信息遗漏或者是重复记忆的情况，体现出管理的科学化与有效化。同时，利用计算机对档案进行管理可以减少因保存时间过长而出现的遗失问题。传统管理过程中，纸质档案会随着时间的增加而发黄，其中的信息也会变得模糊不清。而电子档案管理可以在 10 年甚至 20 年内都能够得到很好的保存。 4结语

新形势下档案管理人员的管理方式也应该进行提升，我们要以先进的技术为主，在完善档案制度的前提下对档案进行科学分类，不断提升自身的学习能力，为规范化策略的形成奠定良好基础。 参考文献：

[1]李利桃.关于加强新形势下档案管理工作的思考[J].才智，2016，（06）：223-224.

[2]王述寅，张良.浅谈如何做好新形势下的档案管理工作[J].中国管理信息化，2014，（24）：98-99. [3]刘学军.浅谈如何做好新形势下的档案管理工作[J].黑龙江档案，2014，（02）：156.