电子政务系统的需求分析
电子政务应用系统是利用计算机网络技术解决政务实际事务的软硬件系统，应用系统的需求分析是进入系统开发的首要环节。需求分析的任务包括：确定系统的功能，明确系统的开发方向，用利于计算机处理的形式把对事务的分析表示出来等内容。这个任务的完成需要计算机专业人员和熟悉政务的人员共同完成，其基本分工是：政务人员负责提出系统的功能需求(系统要做什么)，计算机专业人员负责对事务数据及其流程加工并以适当的形式加以表达，以利于系统优化及软件编程。在这个过程中，需要一名既要懂事务又要懂计算机的人员，负责协调各方面的需求分析工作，一般称为系统分析员。需求分析不单是一个技术行为，同时还是一个管理行为，它是管理与技术交互作用的行为。如果轻视了哪一方,都将导致需求分析得不彻底，必定会为后期系统功能的确定及系统的可靠性留下隐患。尤其是在涉及数据量大、用户分布范围大、系统功能层次多、可靠性要求高的网络环境下的应用系统开发中，系统分析员一定要协调好用户方与开发方
的关系，确保需求分析的真实可靠。
下面以管理信息系统(Management Information System，MIS)和办公自动化(Ofice Automation，OA)系统为例，介绍应用系统的需求分析过程。需求分析大致可分为以下阶段：
(1)确定任务阶段；
(2)初步调查阶段；
(3)提出建议方案阶段
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(4)可行性分析阶段。
一、确定任务阶段
MIS和OA的开发工作是从接收任务开始的，用户可能由于种种原因提出建立一个新的系统或改进原来系统的要求。用户以书面形式反映这些要求，形成用户申请报告书，它是系统开发方进行需求分析的初始依据。系统开发方接到报告后，可根据用户提出的目标和要求，衡量本方的技术力量和条件，决定是否承接此项任务。如果可以承接，则向用户提出初步意向书。经双方协商达成初步协议，然后开发方可以准备进行下一阶段的工作。
二、初步调查阶段
初步调查的目的是：确定各类用户提出的对系统的各种要求是否合理有效，为建立一个新系统和进行可行性分析提供素材。
1．初步调查中收集信息的主要途径
1)查阅资料
系统分析人员应首先了解组织(如职能科室)内涉及该项目的或受该项目影响的部分，然后查阅与这些部分有关的资料。如系统的输入、输出内容等。
2)进行面谈
由于书面的文件资料往往忽略一些有关细节，并且文件资料中不会详述用户对当前系
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统运行状态的看法。为了解这些细节，系统分析员可采用面谈方式。在整个面谈过程中，系统分析员可从用户那里获得更多的有关项目申请的实质和项目申请的理由。初步调查阶段的面谈活动一般只涉及各部门的管理人员。
2．初步调查包括的内容
1)组织结构调查
物资和信息的流动是以组织结构为背景的，组织结构调查的结果最好以组织框图形式表示：另外，组织结构调查还应附上部门的平面布置图，为机房设计和网络设计提供依据。
2)办公流程调查
办公流程调查要搞清整个办公流程的J顷序过程，它是以后阶段不可缺少的参考资料。
3)现行管理系统调查
在进行新系统设计以前，必须对现行管理系统(人工或计算机系统)进行深入调查，主要调查现行管理系统总的结构、组成、主要功能、信息大致意向及各组成部分的相互关系。将调查结果绘制成现行管理系统流程图，即对现行管理系统进行详细的描述，并弄清各职能部门之间的信息关联。
4)行政职能和约束条件调查
开发一个MIS的本质就是具体实现部门的行政职能，这也是以后系统设计的方针，
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同时也是衡量系统设计效果的一个尺度。搞清楚当前的约束条件，对于保证系统方案的确切可行以及实施的成功具有重要意义。
5)存在问题的调查
其目的在于了解现行系统存在的主要问题，搞清影响达到部门绩效目标的问题的症结所在，特别要搞清楚新系统建立后希望解决的问题。这些问题是新系统开发的出发点，是系统研制工作的起因。问题的调查和分析是非常重要的环节，是能否满足用户需求的关键。
6)业务构成调查·
本调查是对部门业务进行概况调查，调查结果对于衡量该部门业务能力和估计数据量等是重要的参考资料。
7)现有能力调查
对部门现有的业务处理能力、业务对象、人员配置、信息沟通能力、所拥有的微机数量及质量等进行调查，它是系统设计的依据。
8)计划类型特征调查
部门的计划工作是整个部门活动的重要组成部分。一般来说，计划系统是部门MIS的杨 。正确地编制各类计划、精确地执行和有步骤地组织计划的实施，以及通过信息反馈监督和调整计划，是体现部门管理水平的重要标志。
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9)财务、成本调查
财务、成本调查的目的是了解整个部门的预算和行政开支状况，这是预算系统分析和系统设计的重要依据。初步调查以后，应该根据调查内容编写初步调查报告。
在此基础上，对调查的素材进行初步加工，从而得到对现行系统的初步客观性评价。这将成为提出建议方案和进行可行性分析的重要依据。
3．调查报告的内容
1)对部门的业务活动进行初步分析业务活动初步分析主要包括行政业务分析、行政管理费用分析、绩效分析及预算分析等。其目的是研究部门的行政效率和成本，从而查明影响绩效的积极因素和消极因素，并评价它们对行政计划指标完成情况的影响程度，找出行政业务流程的薄弱环节，为新系统选择好突破点。
2)对现有系统存在的问题进行分析
进行调查的目的就是了解现行系统存在的问题。这样，可以为确定新系统的目标、范围提供依据，并且可使新系统取得较好的经济社会效益。
① 根据调查结果，对开发一个新系统有关的各种因素进行初步的归纳，为可行性分析提供资料。
② 各层人士对开发新系统的反应。
③对新系统的各种资源条件进行汇总，如现有系统提供的设备、资料、人力、预
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算等。初步调查报告和由此得出的分析结果是提出系统建议方案和进行可行性分析的重要依据。
三、提出建议方案阶段
提出新系统的建议方案是系统分析阶段的核心，对整个系统开发过程极其重要。新系统的建议方案是根据用户的要求、初步调查报告，以及系统分析人员的知识和经验提出的，它是系统的雏形。提出系统建议方案的构思过程和可行性分析工作是交替进行的。每提出一种方案，对其进行可行性分析后，往往会对原方案进行修改，如此反复，直至得到最理想的建议方案。
1．确定目标
提出新系统的建议方案是从确立系统目标开始的。确定系统目标的根据是需求分析和初步调查报告。需求分析就是对用户提出的要求和目标，以及通过初步调查得到的各类用户提出的问题进行分析、归纳，从而确切地了解用户的要求；然后通过对现场的考察，对用户提出的目标进行检查，并与用户各级管理人员进行充分讨论；最后确定既能满足用户需要又切合实际的目标。系统的目标应尽量力求具体化，避免抽象化。在制定系统总目标的同时，应尽可能地制定具体的工作目标。这样在系统开发的各个阶段，工作人员就会有明确的工作方向和评价标准。
2．确定系统的范围
为达到确定的系统目标，必须在用户提出要求和现场调查的基础上，通过分析和讨论，划定新系统涉及的范围和功能。在划分系统的范围和功能时，可能会出现以下几种情况；
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(1)新系统建议方案的范围和功能比用户提出的要求缩小了。可能的原因有：
① 资金不足：
②设备条件不足：
⑧现场条件不足；
④技术水平达不到。
当用户提出的要求超出了客观条件的时，在新建议方案中要提出适当减小系统的范围和功能。(2)新系统建议方案的范围和功能比用户提出的要求扩大了。经过调查以后发现，用户和系统开发方创造的条件在满足用户提出的系统范围和功能外，还有余量。可以建议用户在现有的投资基础上适当地扩大系统的范围和功能，以取得与日俱增的经济效益。
(3)新系统的建议方寨，可能要求对现行管理结构在组织上和功能上做某些调整和变动，以适应计算机管理。这种问题应在建议方案中着重说明。
3．确定建议系统的结构和组成—— 子系统的划分按系统观点，任何一个系统都可以分成若干相互又相互关联的组成部分，这些部分称为子系统。计算机管理信息系统之所以能划分为子系统，其客观依据是部门存在着某种分工，每一部门都有其特定的功能。这些部门之间的工作是相互配合和衔接的，共同实现的目标。子系统的划分，包括垂直子系统的划分和水平子系统的划分。垂直子系统是按不同的职能划分的。由于各个子系统之间往往因片面追求本系统的利益而产生矛盾，所以在垂直划分子系统时还需要建立横向的水平子系统关系。水平子系统结构就是对各个专职的垂直子系统进行统一的管理
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和控制。水平子系统可分为以下3个层次。
(1)最高管理层(战略计划级)。最高管理层从的整体立场出发，对各部门实行统一管理，其职能是制定的经济发展目标和计划，编制中长期计划，进行预测，确定达到目标的方针和措施。
(2)中层管理层(战术级)。中层管理层的职能是编制满足总体发展目标的本级部门管理目标，按不同职能制定实施的详细程序，评价实施成绩，以及对偏离目标的行动制定修正方案。
(3)基层管理层(运行级)。基层管理层的职能是按上级指示程序组织和实施，对发生的事故进行妥善处理，向上级部门及时呈报必要的管理信息。根据用户的要求和对现状的调查研究，按以上原则，提出子系统划分方案，并明确各子系统承担的功能，规定各子系统之间的关系和接口，给出系统建议方案的系统结构流程图，并用文字对系统建议方案的结构、功能和构思进行描述。
四、可行性分析阶段
可行性是指在当前情况下，是否具备开发这个系统的条件。可行性分析着重研究以计算机系统代替现行管理系统时，在技术、经济和运行组织的可能性上存在的问题。以及在新系统实施后可能产生的效果。
1．技术上的可行性分析
对开发新系统时采用的技术能否实现建议方案中提出的目标进行分析，同时对新系统
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中预计要采用的技术手段是否成熟，是否已经经过验证与考验和能否有效地支持应用系统进行分析。
2．系统开发和运行环境的可行性分析
MIS系统的开发是一件复杂的工程，它需要投入大量的人力、物力和时间，在现实条件中是否可行，需认真考虑。系统的开发和运行能否在现场的环境中顺利地进行，是衡量方案是否成功的重要标志。
3．经济上的可行性分析
主要分析开发一个新系统带来的经济效益是否会超过其研制和维护所需的费用。
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