目标管理的特点和我馆目标管理的实践
第3卷第2期 2004年6月 高校图书情报论坛
AcademicLibraryandInformationService Vo1.3No.2 Jun.2004
目标管理的特点和我馆目标管理的实践 胡原民
(中南财经大学图书馆武汉4300) 摘要图书馆的目标管理是目前通用的,有效的图书馆现代化管理方法之
一,本文介绍了目标管
理的特点及其在我馆的具体实践. 关键谪目标管理图书馆目标
目标管理,亦称目标管理法,简称MBO (卜ianagementByObjectives),源自美国企业界, 2O世纪6O年代风靡日本.美国着名管理学家彼 得F德鲁克于1954年在《管理的实践》一书 中首先提出目标管理概念.其理论是:一个组织的 目的和任务必须转化为明确的目标,各级管理人并 员必须依循这些目标对下级进行领导与督导,以目标成果来衡量组织成员的工作成就,确保总 目标的实现.
1目标管理的特点
目标管理强调目的的实现,重视成果的评定, 提倡个人能力的发挥.目标管理实践表明,劳动分 工越细,越复杂,就越需要明确每个岗位的工作职责;单位或组织总目标的实现必须以各级子目标 的实现为前提;工作目标应以条理化,可操作,可达到的任务形成规划和目标罗列;目标管理要求 各子目标的紧密联系和协调,以服务于
总目标的 实现:目标管理强调每个成员参与管理,激发每个 成员的主动性,积极性和创造性,而不是层层被动 地执行上级下达的工作任务.目标管理的核心是 以目标作为客观管理活动的指南,并以目标实现 的程度来衡量工作的成就,以目标成果的优劣来 评价员工贡献的大小.目标管理的过程就是通过 制定总体目标,层层分解目标,组织执行目标,评 价目标成果,实施调整和奖惩,制定新的目标并开 始新的目标管理循环.总之,目标管理,就是根据 管理系统的目的任务,把全体成员共同参与制定 的目标具体落实到系统内的每个部门,每个环节 和每个人,通过执行,控制,检查和评价等过程实 现预期目的,达到最佳效果的管理活动. 目标管理的特点可以概括为如下几个方面:
(1)强调整体目标管理,强调组织的整体性和行动的一致性,总目标是全体成员共同确定的,是二个有机整 体,是一项系统工程,各子目标的内容与形式虽然 不同,但努力的方向是一致的,都必须以总目标为 依据,以利于总目标的实现为原则,总目标与各部 门的子目标是不可分割的统一整体.
(2)注重参与目标管理的一个重要特点就是通过目标的决 策与完成来激发全体人员的自觉性和积极性.在 传统的行政封闭式的组织管理中,决策是由上层人员凭主观意志拍板决定并传达给下属执行的. 而目标管理则是让全体人员主动地参与到各级目 标的提出,讨论,筛选,制订,执行,检查,评估,考 核的全过程中,并得到他们的认可,这样能产生责 任感,增强工作动力,减少于群矛盾,激发向心力 和凝聚力.目标体系自上而下,层层分解,加强各 类信息的纵,横向交流,使成员更好地了解决策的 内容和任务的要求,了解个人目标与组织目标,子 目标与总目标的整体关系,在思想观念上从\"要我 干\"变为\"我要干\".
(3)要求协作
系统目标是一个有机整体.总目标与子目标, 子目标与子目标之间并不是彼此孤立存在的,要 使各类目标顺利实现,要使整个工作体现出高效 率,要使人力,物力,
财力得到最大限度地合理使 用,就必须加强系统上下和系统内各部门以及各 目标执行者之间的沟通和联系.应建立一个各级责任自上而下层层分解,自下而上层层保证的管 理体系,工作和行动有机互动,整体协调,以保证 目标的层层实现.
(4)提倡创新
目标管理体系的确立,充分发挥了各级子目 标执行者的主观能动性,不束缚于传统的框框架 架.这就要求管理者要善于有效地授权,实行民主 管理,在确保总目标能如期实现的前提下,给予下 属本职范围内的权限和自由,使他们在一种信任, 乐意,和谐的心理环境中进行\"自我控制\充分发挥其创新性和积极性,促使他们采用最为简捷,高 效,优质的方式去完成各自的工作目标.
(5)评价成果
目标管理最为显着的一个特点是:奖惩分明. 目标体系的建立为明确工作方向莫定了基础,但 要保障目标体系的顺利实现,还必须根据各级子 目标完成与否及完成的程度,建立检查,监督,考 核的奖惩机制,做到职责分明,激励先进,鞭策后 进,将贡献大小与精神和物质上的奖励挂钩,切实 调动全体成员的积极性,最后对完成目标的情况 进行考核,评价,并给予相应的奖罚.只有这样,才 能真正体现出目标管理的实际效果.
2我馆目标管理的基本过程
近年来我国各地企事业单位实行目标管理成 效显着.我校自2002年起试行目标管理责任制, 由学校和二级学院共同签署目标管理责任书,推 进学校的发展和建设,获得了良好的效果,各学院 救学,科研,管理工作都上了一个台阶.自2003年 新学期起,学校将目标管理责任制在全校实施,对 全校所有二级单位实施目标管理,学校图书馆也 开始了目标管理责任制的实践.
首先,由图书馆与学校共同签订目标管理责 任书.学校与图书馆签订的目标管理责任书包括 1O个方面的内容,全面概括了学校对图书馆工作 的总体要求和图书
馆对学校的管理承诺.每个方 面的要求都含一定的分值,1O个方面共计100 分.这1O个方面的内容主要分为两个部分. 第一部分为学校对图书馆管理的基本要求, 共计6O分,其内容也适用于学校其他部门.其内容和分值如下;
(1)领导班子与党风廉政建设(10分),包 括:领导班子建设(5分),列有5项条款,党风廉 政建设(5分),列有4项条款.
(2)精神文明建设(5分),列有3项条款. (3)制度建设(5分),列有3项条款.
(4)职工队伍建设与人事管理(5分),列有5 项条款. (5)财务管理(8分),列有条款. (6)资产管理(5分),列有5项条款. (7)安全与消防(5分),列有6项条款. (8)服务作风(12分),列有1O项条款. (9)信息化建设(5分),列有5项条款.
第二部分为本学年度图书馆工作任务及措 施.这部分内容是本馆根据学校的办学方向和宗 ,针对学校教学科研工作和全校读者对图书馆旨的基本要求,结合图书馆工作的具体情况而确定 的.其条款经过馆领导和部门负责人认真研究,并 提交馆职代会讨论,基本概括了本年度图书馆工 作任务的主要方面.其内容如下.
本学年是图书馆\"十五\"规划的快速发展阶 段,图书馆拟抓住机遇,按照\"十五\"规划总体目标 确定的方向,以新馆建设,设施更新和现代化发展 为契机,全面启动和完善新馆的管理和服务,管理 上深化改革,转变机制,业务上充分发挥图书馆教 育职能和服务职能,优化文献资源配置和调整馆 藏结构,加快图书馆数字化建设,加强基础服务和 高层次主动服务,充分开发利用适用的信息资源, 使学校教学科研和读者服务再上新台阶.
本学年图书馆拟完成以下工作目标, (1)抓好新馆的搬迁和开放完成老图书馆的馆藏搬迁到位工作. 分3个步骤完成新馆各阅览室和书库的 整理,上架及开放准备工作,并及时投入开放. 完善新馆内部的美化布置工作. 安排新馆中为读者服务的相关项目和设 施的落实. 指导并配合物业管理公司实施对图书馆 全面有效的物业管理.
(2)搞好装修后的首义校区图书馆的恢复开 放工作.
督促检查各类家具的安装到位. 完成各阅览室和书库的整理,上架及开放 准备工作,并及时投入开放.
完善内部的美化布置工作.
安排图书馆中为读者服务的相关项目和 设施的落实. (3)加快图书馆的现代化建设
配合各专业公司完成新馆的计算机网络 系统的建设工作,并及时检测,调试,尽快投入实 际运行.
做好两校区图书馆的计算机管理系统,书 刊数据,读者数据的合并和标准统一工作,实现网 上统一管理和通借通还.
建成并开放电子阅览室.
实现读者认证和馆内结算的计算机管理. 加强网站建设,优化网络资源建设和服务. 全面规划和具体实施图书馆数字化建设方案. (4)加强文献资源建设工作
保证文献信息资源建设的基本需要,力争 学校确保图书资料经费预算达到本科教学评估的 要求.
多渠道,有计划地建立包括传统印刷型文 献,电子出版物和网络信息资源三个方面多载体 互补的文献信息集合体,制定馆藏发展规划及实 施细则,突出本馆文献
资源建设的重点,确定科学 合理的馆藏体系,严格规范采访,编目和典藏分配 原则,保证馆藏质量并及时合理地整理,加工,组 织和调配.同时,要规范馆藏非书资料的管理,利 用和数字化工作.
合理增加馆藏总量.按生均年进新书量的 较低标准3册计算,本年内进书量应达到7.5万 册以上.
优化文献资源结构.根据教学科研需要, 适时采集所需电子出版物和网络数据库资源,并 加大本地镜像数据库资源建设,建立,完善电子文 献和印刷文献构成的文献资源收藏体系. 加强网络资源开发.注重开发,整理,利用 网络信息资源,收集,加工,发布对学校教学科研 有参考利用价值的免费网络资料,搞好网络信息 导航;要注意做好资料交换,特别是国际资料交换 工作,开展文献传递服务.
创建特色数据资源.进一步完善反映本馆,本校特色的专题数据库并及时进行数据补充 和更新工作,选择适当的选题,另行开发1—2个 特色数据库.
调整馆藏文献布局.根据学校的发展需要 和校区功能变化的要求,进一步合理进行馆藏资 源的调整和重组,基本建成符合校区功能要求的 馆藏格局.
(5)优化读者服务和信息咨询
周开馆时间不少于86小时,除法定节假 日和寒暑假期间的双休日外,均开馆. 增加流通借还时间.新图书馆新书阅览室 和法律,经济阅览室实行一周7天开放借书; 首义校区适时实施借书处连班开放,视需要 增加星期六为流通部开放时间,方便读者借还图书.
开放典藏报刊库.首义校区开放中外文报 供教师,研究生和高年本科生开 刊典藏本阅览室, 架就室阅览.
建立图书馆咨询台(设在新馆总还书台 内),辅导读者利用图书馆,随时解决读者的咨询 问题.
实行读者首问负责制,任一图书馆工作人 员在接受读者询问时,均应为其解决或指导其解 决的正确途径.
提倡微笑服务,不得发生对读者恶语相向 的行为.
网络检索实施24小时不问断服务,出现 的一般性网络故障1小时内反馈,不超过24小时 解决(非本馆的问题除外).
编印新的图书馆指南.出于新生入学教育 和读者利用图书馆考虑,新馆全面启用以后,重新 编印图书馆指南的资料,全面介绍中南财经 大学两个校区图书馆的基本情况,藏书结构和服 务设施,免费发放,方便读者利用.
继续办好《图书馆与读者》专刊,加强与读 者的沟通联系.
定专题服务任务.针对学校的科研课题, 专职信息咨询人员每人每年实施定题跟踪服务大 型课题2个以上(完成时须提交服务结果书面材 料,包括:课题分析,资料信息检索思路,检索结 果,服务效果分析,并须服务对象签署评价意见), 实施或完成中小课题4个以上(须提供课题名称 和检索结果).其他各部门均应积极开展口头咨询 服务工作,并协助信息咨询部完成力所能及的专 题服务工作.
搞好信息咨询服务社会化课题.继续为社 科期刊和论文作者提供期刊论文信息服务是我馆 长期实施的信息咨询课题,信息咨询社会化服务 还应开阔眼界,扩展思路,向深度和广度进军,例 如可以尝试提供社会科学引文索引(SSCI)信息
第3卷第2期高校图书情报论坛13 检索服务等.
加强用户教育工作.继续搞好\"怎样利用 图书馆\"的新生入学教育,编制新生入学教育的教 学片或教学课件;开好文献信息检索课,注意教材 和教学内容的更新,充实数据库和网络检索的信 息,加强兼职教师的培养锻炼;定期开展数据库检
索介绍,网络信息导航,信息源检索技巧等经常性 的用户教育培训.
继续办好信息刊物《财经资讯》,今后 应更加突出学术性,资料性,新颖性,加大信息量.
(6)加强管理
抓紧抓好职工政治思想工作,贯彻落实十六 大精神,把理论学习和业务工作紧密联系起来,以学促干,坚持\"读者第一,服务至上\"的指导思想, 把图书馆的工作做得更好.图书馆优化管理的关 键在于理顺关系,建立机制,规范程序,加强监督. 具体操作应抓好如下几个方面:
以新馆启用为契机,根据学校关于人事制 度方面的规定和要求,制定新的机构设置,人员配 备,竞聘上岗以及管理模式等方面的方案并予以 实施.
加强职工队伍建设,强调服务思想,奉献意识.
实施目标管理,将工作任务层层下达,层 层落实,与部门签订目标管理责任书,部门与职工 签订岗位职责.
积极探索新馆开放后新的系统管理,读者 管理,藏书管理,数据管理,物业管理等方面的思 路和模式.
进一步完善各项规章制度.在各部门制定 其工作规则的基础上重新修订全馆的工作制度和 规程,形成全馆读者工作和内务管理的完善制度. 全面综合考虑职工的业务培训计划,努力 提高职工的业务水平和素质.
建立工作质量检查制度.实时建立全馆工
作质量检查领导小组,不定期地对全馆主要业务 工作进行质量检查,建立业务工作规范管理机制. 建设\"和谐,务实,进取\"的馆风,建设\"整 洁,美观,宁静,有序\"的馆容馆貌.
做好新馆开放后全馆职工统一着装并挂 牌上岗的准备工作.
加强党组织的保障监督作用.加强党员的 思想教育,充分发挥党员的先锋模范作用,支部的 战斗堡垒作用以及党组织的保障监督作用. 上述目标管理责任书由本馆馆长和学校校长 共同签署,作为图书馆全学年工作的标准和指南. 与学校共同签署目标管理责任书以后,图书 馆在完成新馆搬迁及首义校区馆装修开放的 基
础上,重新调整和设置了内部机构,并顺利进行 了部门负责人和全馆职工的岗位聘任,然后经过 上下反复协商,将全馆的目标管理责任进行分解, 制定了各部门的目标管理责任书并正式签署,而 且各部门主任和每个成员签订了岗位职责.这样, 基本做到了将图书馆的管理目标层层分解,落实 到人,为全馆管理目标的实现打下了良好的基础. 从这一阶段执行的情况来看,效果很好,各项工作 出现了力争上游,争创佳绩的良好势头. 胡原民,男,中南财经大学图书馆馆长,研究馆员. (上按第49页)
参考文献
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