行政文秘岗位工作细化
一、物料管理。
（一）负责仓库、酒库的环境监督工作。
1、每天查看酒库环境。负责管理仓库、酒库，保持干净整洁。发现安全隐患，1个工作日内立即整改。
2、入库登记：
（1）每天检查酒库环境、核对出入账情况，每周盘点一次，并填写酒库酒品盘点登记表（附件1），对仓库、酒库的物料进行相应的入库建卡登记、标签设置工作。
（2）新购置的物料，入库前当场清点确认。要求存货人员认真填写《物料出/入库单》，并且给存货人员发《物料入库回执》。1个工作日内对保存仓库、酒库的物料进行建卡登记、标签设置工作。（附件4）
（3）每月30日前进行详细盘点，填写《物料存货单》，并向酒品所属领导汇报目前酒量酒品的库存情况。并让上级领导核查并签字确认。出现数量误差，须说明具体使用情况（附件2）。
3、出库登记：
（1）物料领用：须由使用人向所属部门领导书面同意，由行政部负责人签字确认后，方可领出。对于高价值物品（5000元以上），须经董事会领导签字审批。
（2）领出手续的办理：
1）行政文秘当值期间，物料使用人在物料领出时，在《物料出/入库单》进行相应签字（附件1）。
2）行政文秘不当值期间，从仓库领用物料的，须2人共同到仓库领用，并在《物料出库单》上共同签字确认。翌日行政文秘当值期间，须对以上手续进行确认。 夜间或国家法定节日，仅有1人到仓库领用物料的，须电话报备行政文秘。行政文秘当值后督促领用人补办领用手续。 （3）领出手续不全，行政文秘可拒绝将物品领出。紧急情况，物料领用人可通过电话请示相关领导，经行政部负责人确认后方可将物料领出。事后补办领出手续。
4、对账结算：付款期限前7-15天，与物料采购人员、使用人员及财务部门对接，按时做好对账结算等工作。
（二）负责办公室物品的管理工作。
1、每月20日前对库存的办公用品与低值易耗品进行盘点，并要求各部门递交办公用品申领计划。
每月20日前须要求使用部门与夸夸超市各出具1份办公用品清单进行报备。对数量不符的项目须进行核对。
月物品使用量比以往增加30%的部门，应要求使用部门出具书面情况说明。 2、2个工作日内根据各部门的需求与库存量，制定相应的采购计划。
3、经领导审批后，当天递交至相关人员2个工作日内完成采购。
4、采购完成当天进行入库登记：入库前当场清点确认。要求存货人员认真填写《物料出/入库单》，并且给存货人员发《物料入库回执》。1个工作日内对保存仓库、酒库的物料进行建卡登记、标签设置工作。
5、2个工作日内通知各部门前来申领需求物品，并在《物料出/入库单》进行相应签字。
6、发放完毕后，3个工作日内盘点库存量。
7、对账结算：付款期限前7-15天，与物料采购人员、财务部门对接，按时做好对账结算等工作。
8、每月1日-3日统计上月办公用品用量及费用，建立台账，并向上级领导报备情况。
二、证照管理。
（一）负责对13家分公司相关证件进行妥善保管。证照存档之日起，根据相关规定及使用习惯进行存档保管，发现库存少于平时库存量的30%时（建议每个证件需库存5份以上），因及时补给，不允许出现借用时无库存的现象。
（二）建立借取台账，对证照借出与归还进行即时登记（附件2：《证照去向登记表》）。
1）借出期限： 一般情况，证照借出期限为7天。 特殊情况，证照借出期限超过7天的，需要证件借出人书面申请，由所属部门负责人签字确认，行政负责人审批通过；。涉及公司重大事项，须经董事局领导书面批准后，方能办理解除手续。 2）证照催还： 对逾期1个工作日不归还的证件借取人员，通过电话联系催促其归还；对逾期3个工作日不归还的借取人员，通过书面催促其归还；对逾期7日不归还的借取人员，上报行政部负责人处理。 3）证照盘点： 每两周盘点一次证照借出状况，对未归还的证照及时进行追踪；对即将到期的证照进行办理提醒；对过期证照进行另外保存或销毁等登记（附件3） （三）证照复件及电子档管理。
1、证照存档之日起，对各项证件复印件保持至少1份/证件；常用的公司证件（营业执照、税务登记证（国、地 税）、组织机构代码）保持3份/证件。
2、证照存档3个工作日内，对相关证件建立电子扫描件存档。在电子档案中进行目录细分登记，以便于资料档案的状况跟进及信息查找使用进行扫描。防止因证件更新、过期照成的复印件备份纸张及资源浪费。
（四）证照办理提醒。
证照到期前30-45天，提醒并督促证照办理人员到相关部门办理。并帮助其准备好相关书面资料。
（五）过期证照的处理。
1、过期证照原件过期之日起，交由部门回收。部门不作回收的，保存2年后，扫描保存电子版本，纸质文本销毁。
2、过期证照复印件过期之日起，半年后销毁。
3、过期证照扫描件，根据原有编号与归档作永久性保存。
4、过期证照保存期间（原件保存2年，复印件保存半年），须另外使用盒子集中存放。 三、负责办公室费用登记、领导费用报销工作
1、负责将办公室人员所有采购费用录入电脑。
2、负责集团领导费用的报销工作。
3、每1-3月份分类统计上月各项费用，并向上级领导报备
四、日常文书管理。
（一）负责公司各类文件的起草、装订、传递工作。
1、自接到领导指示后，1个半工作日内完成公文初稿、审核、校对、签发、发文工作（附件4）。（）
（1）对于集团公司向集团各部门及子公司下发的传阅文件：自形成正式文件起下次例会前提交至部门负责人处，并根据文件要求的周知范围，成文后首次例会宣读，并说明情况（部门负责人根据具体情况补充说明）在《文件传阅单》签字确认后回收至集团行政文秘处存档。（附件4） 外地子公司可通过QQ、电子邮件等方式发送纸质文档的扫描件，受文单位的行政负责人打印该文档，根据文件要求的周知范围对文件进行书面传阅，并在《文件传阅单》上签字确认后扫描，将扫描件发送至集团行政部打印存档。 （2）对文件交接。进行文件交接时，行政文秘与文件交接人双方须填写《文件交接单》。回执须要求交接人的签字确认，由行政文秘回收存档。（附件5） 2、根据文件要求追踪文件传递进度；根据文件内容实施催办工作。
3、做好文件的回收、清理、销毁工作。
（二）协助审核、修订公司各项管理规章制度，对各项规章制度的监督与执行。
1、每个月完善公司的管理制度。
2、根据领导的意图和公司实际情况协助负责人员修改或者制定各项规章制度。
3、负责督促管理制度的有效执行。
（三）负责会议记录 1、负责集团办召开例会及相关会议的记录。 日常会议分类： A类会议：会议结束后半个工作日内，将会议内容形成会议纪要，交由领导签发。领导签发后半个工作日内完成会议纪要的传阅工作（与会成员须在《文件传阅单》上签字确认）并归档。 B类会议：可无需进行会议记录。 2、重大会议的会务安排。 （1）收到领导布置的重大会议通知后，半个工作日内确认会议的具体时间、地点、规格（包括主要人员、人数）及内容等。
（2）2个工作日内（含到会务现场实地考察时间）完成会议具体方案交由行政负责人审批。具体方案内容包括：会议所需物料、具体工作人员安排、费用预算、行程路线以及会议流程等。 （3）会议方案审批通过后，半个工作日内开始筹备会议所需物料（含调用、购买以及制作等），书面通知各工作人员具体的工作安排。会议开始前2天内落实会务布置用品情况，若会务用品尚未到位，应及时追踪或及时调整方案。 （4）会议开始前半个工作日内，安排人员与物料到会议现场进行布置。如有需要，应进行相应的彩排。 （5）会议过程中，监督会议方案的实施情况：全程做好与会人员接待工作；安排相关工作人员进行会议记录与摄录。 （6）会议结束后，安排车辆对主要与会人员进行接送；工作人员对可重复利用的会议物料进行回收入库。 （7）会议结束后半个工作日内，整理好会议纪要、会议现场照片以及其它图文资料。2个工作日内，对会议方案的实施情况进行文字性的总结。内容包括：方案可行性的评估（实施过程的优缺点，此前未考虑的意外因素）、费效评估（预计费用与实际费用的差距：误差12%（含12%）以内为正常范围，是否达到预期目的、以及分析未达到预期效果的原因）、改进措施。 （四）办公室车辆档案管理
1、每月办公室车辆使用情况登记及车辆档案管理，车辆维修保养。（附件6）
2、对到期年检与保险到期的车辆，到期前30-45天提醒司机准备相应的办理手续。到期前10个工作日核查完成情况。
3、司机组文书编辑、管理工作：每月对车辆信息进行一次汇总.(附件7)。 4、跟踪并督促司机组定期（每星期）查询工作车违章记录，并及时通知相关责任人及时（一个月内）处理违章。
（五）集团公司信息管理。
1、领导审批通过后的公告事项、新闻简报等，1个工作日内发布。
2、企业内部各项规章制度的整理。
3、企业内部经济数据的整理与归档。
4、每月协助司机对各公司试乘试驾车辆信息数据进行分析、整理。
5、水电设施分布图等可依据岗位权限进行设置。
6、集团电器设备设施资料档案管理。
7、板报管理：每月25-30日前须出版1期板报，每季度（3个月）须有1期手工板报。
8、每月30日前制订或更新合作单位联系表。 （六）总结。 1、草拟本部门（单位）的总结。 2、按时间节点要求子公司上交本部门（单位）总结。 3、按规定将总结及时上报。 （七）其它文书的草拟、修改、收发及追踪。 五、员工关系管理。
（一）节假日当天对员工及公司客户发放问候信息。
（二）协调公司各部门职责及员工关系。
六、完成部门主管及公司其他领导交办的其它任务。
七、每周一上午10:00上交工作总结与计划。